Efficiënt vergaderen met externen via Microsoft Teams

In een tijd waarin virtuele communicatie de norm is geworden, speelt Microsoft Teams een belangrijke rol als brug tussen verschillende werelden. Of je nu samenwerkt met externe partners, klanten of teamleden overal ter wereld, Teams maakt het gemakkelijk om naadloos te verbinden en te communiceren. Laten we eens kijken naar de wereld van virtuele bijeenkomsten en ontdekken hoe je het meeste uit je Teams-vergaderingen kunt halen. 

In de wereld van thuiswerken kan het voorkomen dat je een afspraak hebt met een klant, maar niet fysiek aanwezig kunt zijn. Geen zorgen! Met Microsoft Teams kun je eenvoudig (video)bellen, zelfs als de andere persoon geen Teams gebruikt. Hier is hoe je iemand zonder Teams uitnodigt voor een (video)vergadering: 

Uitnodigen zonder Teams: 

1. Maak een vergadering aan vanuit de agenda in Microsoft Teams of via Outlook (gekoppeld aan Office 365). 
2. Selecteer een ‘nieuwe vergadering’ in de Teams-agenda en voeg het externe mailadres van de persoon toe. 
3. Via Outlook selecteer je een ‘nieuwe Teams-vergadering‘ en voeg je ook het externe mailadres toe. 
4. De genodigde ontvangt een e-mail met een link naar de vergadering, die werkt voor zowel Teams-gebruikers als niet-Teams-gebruikers. 

Deelnemen als Gast: 

1. Open de uitnodiging voor de vergadering en selecteer “deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering.” 
2. Kies tussen “Download de Windows-app” of “Neem deel aan de webversie.” 
3. Bij deelname via het internet, gebruik Microsoft Edge of Google Chrome en geef toestemming voor microfoon en camera. 
4. Voer je naam in, kies audio- en video-instellingen, en klik op “nu deelnemen.”
5. Afhankelijk van de organisator en instellingen kom je in een wachtruimte, waar de organisator je toelaat tot de vergadering. 

Aanpasbare Audio- en Video-Instellingen 

Bij deelname via het internet hebben gasten de mogelijkheid om hun ervaring aan te passen. Door toestemming te geven voor het gebruik van de microfoon en camera, wordt niet alleen een visuele, maar ook een auditieve connectie tot stand gebracht. Teams voor gasten maakt het mogelijk om de vergadering aan te passen aan individuele behoeften, wat zorgt voor een comfortabele en persoonlijke vergaderervaring. 

Wachtruimtefunctionaliteit voor Organisatoren 

Voor organisatoren biedt Teams voor gasten een wachtruimtefunctionaliteit. Dit stelt hen in staat om controle te houden over de toegang tot de vergadering. Afhankelijk van de gekozen instellingen kan een organisator deelnemers direct toelaten of ze even in de virtuele wachtruimte plaatsen voordat ze worden toegevoegd. Hierdoor ontstaat een georganiseerde en gestructureerde vergaderomgeving. 

Altijd en overal bereikbaar met Teams! Integreer je vaste en mobiele telefonie in Microsoft Teams voor naadloze communicatie. Werk efficiënter, blijf up-to-date en geniet van gemakkelijke administratie. Ontdek de voordelen van optimale bereikbaarheid en maak vandaag nog de overstap!